Organiser des événements à grande échelle demande une logistique irréprochable, notamment en matière de ressources humaines. Accueil, orientation, gestion des flux… chaque détail compte pour garantir une expérience fluide aux visiteurs.

C’est le défi que relève L’Étudiant chaque année avec ses nombreux salons à travers la France. Voici comment l’organisation a réussi à s’appuyer sur un modèle flexible pour accompagner cette activité.

L’Étudiant : un acteur clé de l’orientation des jeunes

L’Étudiant est un groupe média de référence dédié aux 15-25 ans.

Sa mission : accompagner les jeunes (et leurs parents) dans leurs choix d’orientation et de formation.

Ses activités sont multiples :

Organisation de salons étudiants

• Fiches métiers et contenus éditoriaux

• Annuaires d’établissements

Quelques chiffres clés :

• Plus de 150 salons organisés chaque année en France

• Environ 200 produits éditoriaux par an

Le challenge : gérer des événements à grande échelle

Organiser autant de salons implique une organisation rigoureuse, notamment sur le terrain.

Les principaux enjeux

• Accueillir un grand volume de visiteurs

• Orienter efficacement les participants

• Garantir une expérience fluide et qualitative

• Mobiliser des équipes dans toute la France

Avec des événements répartis sur tout le territoire, L’Étudiant devait trouver une solution pour recruter rapidement des équipes fiables et homogènes.

La solution : un pool d’étudiants déployé à l’échelle nationale

Pour répondre à ces enjeux, L’Étudiant a fait appel à Student Pop afin de renforcer ses équipes sur ses salons.

Mise en place d’un dispositif flexible

Un pool récurrent d’étudiants a été constitué pour intervenir sur plus de 80 salons partout en France.

Sur place, les étudiants assurent des missions clés :

• Accueil des visiteurs

• Information et orientation

• Animation des salons

Selon les événements, entre 5 et 20 étudiants par jour sont mobilisés.

Une organisation pensée pour l’événementiel

Le dispositif mis en place permet une grande souplesse opérationnelle :

• Ajustement des équipes en fonction de la taille des salons

• Déploiement rapide dans toute la France

• Standardisation de la qualité de service

Un vrai levier de performance

• Fluidification des parcours visiteurs

• Meilleure gestion des flux

• Expérience homogène sur tous les événements

Pourquoi Student Pop répond parfaitement aux besoins événementiels ?

Plusieurs éléments ont été déterminants dans la collaboration :

1️⃣ Une couverture nationale : un seul interlocuteur pour gérer des besoins sur tout le territoire.

2️⃣ Des profils rapidement opérationnels : des étudiants dynamiques, formés et capables de s’adapter rapidement.

3️⃣ Un pool récurrent : des profils déjà connus, limitant fortement le temps de formation.

4️⃣ Une grande flexibilité : possibilité de commander des renforts au jour le jour, sans engagement.

Des résultats qui confirment l’efficacité du modèle

Le dispositif a permis d’atteindre un haut niveau de satisfaction :

• 5 / 5 de note moyenne donnée par les clients

• 4,5 / 5 de note moyenne pour les étudiants

Des résultats qui reflètent la qualité des équipes mobilisées et l’efficacité de l’organisation.

Student Pop : un partenaire clé pour vos événements

Depuis 2016, Student Pop accompagne les entreprises dans leurs besoins de renfort ponctuel, notamment dans l’événementiel.

Les étudiants interviennent sur de nombreuses missions :

🙋🏻Accueil et orientation

🔄️Gestion des flux

🎉Coordination d’événements

✅ Gestion d’espaces (VIP, conférences…)

L’objectif est de Permettre aux organisateurs de :

• Gagner en flexibilité

• Simplifier leur gestion RH

• Garantir une expérience événementielle de qualité

À retenir

Le cas de L’Étudiant illustre parfaitement les enjeux de l’événementiel à grande échelle.

Pour réussir, il est essentiel de pouvoir s’appuyer sur :

• Des équipes fiables et mobilisables rapidement

• Une couverture nationale

• Une organisation flexible et scalable

Si vous êtes confronté à ce type de problématiques dans votre entreprise, il est possible d’estimer facilement les ressources nécessaires pour y faire face.